Démarches administratives

Fiche pratique

Charges √† payer par le locataire (charges ¬ę¬†locatives ou r√©cup√©rables)

Vérifié le 01 septembre 2022 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)

Les charges locatives (ou charges récupérables) sont des dépenses dues par le locataire, mais initialement payées par le propriétaire. Le propriétaire se fait rembourser ces dépenses par le locataire. Selon qu'il s'agit d'un bail d'habitation (vide ou meublé) ou d'un bail mobilité, le paiement de ces charges par le locataire se fait soit par le versement de provisions pour charges avec régularisation annuelle, soit par forfait.

Les charges locatives (ou charges récupérables) sont des dépenses payées initialement par le propriétaire. Le propriétaire se fait rembourser par le locataire.

 Exemple

Employé d'immeuble (non logé sur place) ou gardien/concierge (habitant sur place)

  • Le salaire vers√© √† l'employ√© d'immeuble, et les charges sociales et fiscales qui y sont li√©es, sont r√©cup√©rables en totalit√© (√† 100 %) par le propri√©taire.

    Mais certaines dépenses ne font pas partie des charges récupérables :

    • Salaire en nature
    • Int√©ressement et la participation aux b√©n√©fices de l'entreprise
    • Indemnit√©s et primes de d√©part √† la retraite
    • Indemnit√©s de licenciement
    • Cotisation √† une mutuelle prise en charge par l'employeur ou par le comit√© d'entreprise
    • Participation de l'employeur au comit√© d'entreprise
    • Participation de l'employeur √† l'effort de construction
    • Cotisation √† la m√©decine du travail
  • Le salaire vers√© au gardien et les charges sociales et fiscales qui y sont li√©es sont r√©cup√©rables par le propri√©taire √†¬†:

    • 75 % de leur montant, si le gardien assure le nettoyage des parties communes et sort les containers de poubelles,
    • 40 % de leur montant, s'il n'assure que l'une ou l'autre des ces 2 t√Ęches.

    Toutefois, certaines dépenses ne font pas partie des charges récupérables :

    • Salaire en nature
    • Int√©ressement et participation aux b√©n√©fices de l'entreprise
    • Indemnit√©s et primes de d√©part √† la retraite
    • Indemnit√©s de licenciement
    • Cotisation √† une mutuelle prise en charge par l'employeur ou par le comit√© d'entreprise
    • Participation de l'employeur au comit√© d'entreprise
    • Participation de l'employeur √† l'effort de construction
    • Cotisation √† la m√©decine du travail

Ascenseurs et monte-charge

Certaines dépenses concernant l'ascenseur peuvent être répercutées sur le locataire. Notamment :

  • √Člectricit√©
  • Exploitation de l'appareil (visite p√©riodique, nettoyage, examen semestriel des c√Ębles, tenue d'un dossier par l'entreprise d'entretien mentionnant les visites techniques, incidents)
  • Fourniture de produits ou petits mat√©riel d'entretien (chiffons, graisses et huiles n√©cessaires, lampes d'√©clairage de la cabine)
  • Menues r√©parations de la cabine (changement boutons d'envoi, paumelles de portes), des paliers (ferme portes m√©caniques, √©lectriques ou pneumatiques) et des fusibles

  √Ä savoir

Le contr√īle technique √† r√©aliser tous les 5 ans n'est pas une charge r√©cup√©rable par le propri√©taire.

Eau froide, eau chaude et chauffage collectif

Certaines dépenses concernant l'eau et le chauffage sont récupérables sur le locataire, notamment :

  • Eau froide et chaude de l'ensemble des occupants
  • Eau n√©cessaire √† l'entretien courant des parties communes, y compris la station d'√©puration
  • Eau n√©cessaire √† l'entretien courant des espaces ext√©rieurs
  • Produits n√©cessaires √† l'exploitation, √† l'entretien et au traitement de l'eau
  • Fourniture d'√©nergie quelle que soit sa nature
  • Exploitation des compteurs g√©n√©raux et individuels et √† l'entretien des √©purateurs de fum√©e
  • R√©paration des fuites sur joints

Installations individuelles

Concernant les installations individuelles, les dépenses restant à la charge du locataire concernent notamment les éléments suivants :

  • Chauffage et production d'eau chaude
  • Distribution d'eau dans les parties privatives (contr√īle des raccordements, r√©glage de d√©bit et temp√©ratures, d√©pannage, remplacement des joints cloches des chasses d'eau)

Parties communes intérieures

Les dépenses restant à la charge du locataire dans les parties communes de l'immeuble concernent notamment celles concernant les éléments suivants :

  • √Člectricit√©
  • Fourniture de produits d'entretien (balais et sacs n√©cessaires √† l'√©limination des d√©chets) et de produits de d√©sinsectisation et d√©sinfection
  • Entretien de la minuterie, des tapis, des vide-ordures
  • R√©paration des appareils d'entretien de propret√© tels que l'aspirateur
  • Frais de personnel d'entretien

Espaces extérieurs

Pour les espaces extérieurs, certaines dépenses sont à la charge du locataire, notamment les dépenses d'exploitation et d'entretien des éléments suivants :

  • Voies de circulation
  • Aires de stationnement
  • Abords des espaces verts
  • √Čquipements de jeux pour enfants

Taxes et redevances

Les dépenses restant à la charge du locataire sont notamment les suivantes :

 Attention :

dans le cas d'un logement social (exemple : HLM), cette liste peut être complétée par ce que prévoit un accord collectif.

Le paiement des charges se fait par provisions (avances régulières de même montant), avec une régularisation annuelle.

Le montant des charges locatives récupérées par le propriétaire doit être justifié.

Informations mensuelles

Chaque mois, le propriétaire doit transmettre l'évaluatiuon de la consommation de chaleur, de froid, d'eau chaude sanitaire du logement, lorsque l'immeuble est doté de compteurs individuels d'énergie thermique télé-relevables, d'appareils de mesure télé-relevables permettant de déterminer la quantité de froid, d'un dispositif d'individualisation des frais d'eau chaude sanitaire.

Lorsque le logement se trouve dans une copropriété, le propriétaire doit transmettre les informations qu'il reçoit du syndic.

Provisions et justificatifs

Les provisions pour charges mensuelles sont fixées sur la base :

  • des r√©sultats ant√©rieurs arr√™t√©s lors de la pr√©c√©dente r√©gularisation de charges
  • ou, si le logement est situ√© dans un immeuble en copropri√©t√©, du budget pr√©visionnel.

Régularisation annuelle et justificatifs

Les charges doivent être régularisées au moins 1 fois par an en comparant :

  • le total des provisions d√©j√† demand√©es par le propri√©taire au locataire
  • avec les d√©penses effectives engag√©es par le propri√©taire pendant l'ann√©e.

  √Ä savoir

Lorsque le contrat de fourniture d'eau n'est pas individualisé, le propriétaire doit transmettre au locataire, 1 fois par an, la facture d'eau et les informations complémentaires sur a qualité de l'eau que lui a communiqué la commune ou l'EPCI compétent. Si le logement est situé dans une copropriété, le propriétaire doit transmettre les informations qui lui ont été transmises par le syndic.

Si les provisions sont supérieures aux dépenses réelles, le propriétaire doit reverser le trop-perçu au locataire. Dans le cas contraire, le propriétaire demande un complément.

Un mois avant la régularisation annuelle, le propriétaire doit communiquer au locataire les informations suivantes :

  • D√©compte des charges locatives par nature de charges (√©lectricit√©, eau chaude, eau froide, ascenseur...)
  • Mode de r√©partition entre les locataires si le logement est situ√© dans un immeuble collectif
  • Note d'information sur le mode de calcul li√©s au chauffage et √† la production d'eau chaude

Sur demande du locataire, le propriétaire transmet le récapitulatif des charges du logement, par mail ou par courrier.

Durant les 6 mois suivant l'envoi du décompte, le propriétaire doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble des pièces justificatives.

  √Ä savoir

En cas de difficultés à payer ses charges, le locataire peut demander au propriétaire des délais de paiement. Si le locataire et le propriétaire ont du mal à se parler, il est possible de faire appel (gratuitement) à un conciliateur de justice pour qu'il les aide à trouver ensemble la meilleure solution.

Régularisation tardive

Le propriétaire peut réclamer pendant 3 ans le paiement des charges ou des loyers, y compris après le départ définitif du locataire du logement.

Par exemple, des charges datant de juillet 2022 peuvent être réclamées par le propriétaire jusqu'en juillet 2025.

  √Ä savoir

Ce délai s'applique aussi au locataire qui a payé trop de charges et souhaite se faire rembourser le trop versé.

La régularisation tardive des charges est possible quelles qu'en soient la cause :

  • Oubli
  • Ignorance
  • N√©gligence

Mais le juge des contentieux de la protection peut refuser un rappel de charges tardif s'il considère qu'il est déloyal, brutal et consécutif d'une faute du propriétaire dans l'exécution du bail (par exemple, lorsque le locataire a demandé la régularisation des charges et que le propriétaire ne lui a pas répondu).

Lorsque la régularisation des charges n'a pas été faite avant la fin de l'année civile suivant l'année de leur exigibilité, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois.

Pour cela, il doit envoyer une lettre au propriétaire par courrier recommandé avec accusé de réception. Il peut utiliser le modèle de lettre suivant :

Modèle de document
Lettre pour demander un délai pour payer un rappel de charges locatives important

Acc√©der au mod√®le de document  

Institut national de la consommation (INC)

Le propri√©taire peut r√©clamer pendant 3 ans tout impay√© de charges ou de loyers qui lui est d√Ľ.

Ce délai s'applique aussi au locataire qui a payé trop de charges et souhaite se faire rembourser le trop versé.

Par exemple, une dette de loyer (ou de charges) datant de juillet 2021 peut être réclamée jusqu'en juillet 2024.

  √Ä savoir

si le propriétaire n'a pas révisé le loyer à la date prévue dans le bail, il peut le faire dans l'année qui suit uniquement.

Les charges locatives (ou charges récupérables) sont des dépenses payées initialement par le propriétaire. Le propriétaire se fait rembourser par le locataire.

 Exemple

Employé d'immeuble (non logé sur place) ou gardien/concierge (habitant sur place)

  • Le salaire vers√© √† l'employ√© d'immeuble, et les charges sociales et fiscales qui y sont li√©es, sont r√©cup√©rables en totalit√© (√† 100 %) par le propri√©taire.

    Mais certaines dépenses ne font pas partie des charges récupérables :

    • Salaire en nature
    • Int√©ressement et la participation aux b√©n√©fices de l'entreprise
    • Indemnit√©s et primes de d√©part √† la retraite
    • Indemnit√©s de licenciement
    • Cotisation √† une mutuelle prise en charge par l'employeur ou par le comit√© d'entreprise
    • Participation de l'employeur au comit√© d'entreprise
    • Participation de l'employeur √† l'effort de construction
    • Cotisation √† la m√©decine du travail
  • Le salaire vers√© au gardien et les charges sociales et fiscales qui y sont li√©es sont r√©cup√©rables par le propri√©taire √†¬†:

    • 75 % de leur montant, si le gardien assure le nettoyage des parties communes et sort les containers de poubelles,
    • 40 % de leur montant, s'il n'assure que l'une ou l'autre des ces 2 t√Ęches.

    Toutefois, certaines dépenses ne font pas partie des charges récupérables :

    • Salaire en nature
    • Int√©ressement et participation aux b√©n√©fices de l'entreprise
    • Indemnit√©s et primes de d√©part √† la retraite
    • Indemnit√©s de licenciement
    • Cotisation √† une mutuelle prise en charge par l'employeur ou par le comit√© d'entreprise
    • Participation de l'employeur au comit√© d'entreprise
    • Participation de l'employeur √† l'effort de construction
    • Cotisation √† la m√©decine du travail

Ascenseurs et monte-charge

Certaines dépenses concernant l'ascenseur peuvent être répercutées sur le locataire. Notamment :

  • √Člectricit√©
  • Exploitation de l'appareil (visite p√©riodique, nettoyage, examen semestriel des c√Ębles, tenue d'un dossier par l'entreprise d'entretien mentionnant les visites techniques, incidents)
  • Fourniture de produits ou petits mat√©riel d'entretien (chiffons, graisses et huiles n√©cessaires, lampes d'√©clairage de la cabine)
  • Menues r√©parations de la cabine (changement boutons d'envoi, paumelles de portes), des paliers (ferme portes m√©caniques, √©lectriques ou pneumatiques) et des fusibles

  √Ä savoir

Le contr√īle technique √† r√©aliser tous les 5 ans n'est pas une charge r√©cup√©rable par le propri√©taire.

Eau froide, eau chaude et chauffage collectif

Certaines dépenses concernant l'eau et le chauffage sont récupérables sur le locataire, notamment :

  • Eau froide et chaude de l'ensemble des occupants
  • Eau n√©cessaire √† l'entretien courant des parties communes, y compris la station d'√©puration
  • Eau n√©cessaire √† l'entretien courant des espaces ext√©rieurs
  • Produits n√©cessaires √† l'exploitation, √† l'entretien et au traitement de l'eau
  • Fourniture d'√©nergie quelle que soit sa nature
  • Exploitation des compteurs g√©n√©raux et individuels et √† l'entretien des √©purateurs de fum√©e
  • R√©paration des fuites sur joints

Installations individuelles

Concernant les installations individuelles, les dépenses restant à la charge du locataire concernent notamment les éléments suivants :

  • Chauffage et production d'eau chaude
  • Distribution d'eau dans les parties privatives (contr√īle des raccordements, r√©glage de d√©bit et temp√©ratures, d√©pannage, remplacement des joints cloches des chasses d'eau)

Parties communes intérieures

Les dépenses restant à la charge du locataire dans les parties communes de l'immeuble concernent notamment celles concernant les éléments suivants :

  • √Člectricit√©
  • Fourniture de produits d'entretien (balais et sacs n√©cessaires √† l'√©limination des d√©chets) et de produits de d√©sinsectisation et d√©sinfection
  • Entretien de la minuterie, des tapis, des vide-ordures
  • R√©paration des appareils d'entretien de propret√© tels que l'aspirateur
  • Frais de personnel d'entretien

Espaces extérieurs

Pour les espaces extérieurs, certaines dépenses sont à la charge du locataire, notamment les dépenses d'exploitation et d'entretien des éléments suivants :

  • Voies de circulation
  • Aires de stationnement
  • Abords des espaces verts
  • √Čquipements de jeux pour enfants

Taxes et redevances

Les dépenses restant à la charge du locataire sont notamment les suivantes :

Le type de bail détermine en partie le mode de paiement des charges récupérables :

  • Dans le cas d'un bail mobilit√©, les charges locatives sont pay√©es au propri√©taire sous la forme d'un forfait vers√© simultan√©ment au loyer.

    • Le montant du forfait doit √™tre inscrit dans le bail. Il ne peut pas √™tre manifestement disproportionn√© au regard du montant de charges appliqu√© au pr√©c√©dent locataire.

      Le forfait ne peut pas donner lieu à un complément à verser ou à une régularisation ultérieure.

      Son montant peut être révisé chaque année aux mêmes conditions que le loyer principal.

      Son versement est fait en même temps que le loyer. La périodicité du versement est prévue dans le bail.

        √Ä savoir

      Chaque mois, le propriétaire doit transmettre l'évaluatiuon de la consommation de chaleur, de froid, d'eau chaude sanitaire du logement, lorsque l'immeuble est doté de compteurs individuels d'énergie thermique télé-relevables, d'appareils de mesure télé-relevables permettant de déterminer la quantité de froid, d'un dispositif d'individualisation des frais d'eau chaude sanitaire.

      Lorsque le logement se trouve dans une copropriété, le propriétaire doit transmettre les informations qu'il reçoit du syndic.

    • Le montant des charges locatives r√©cup√©r√©es par le propri√©taire doit √™tre justifi√©.

      Informations mensuelles

      Chaque mois, le propriétaire doit transmettre l'évaluatiuon de la consommation de chaleur, de froid, d'eau chaude sanitaire du logement, lorsque l'immeuble est doté de compteurs individuels d'énergie thermique télé-relevables, d'appareils de mesure télé-relevables permettant de déterminer la quantité de froid, d'un dispositif d'individualisation des frais d'eau chaude sanitaire.

      Lorsque le logement se trouve dans une copropriété, le propriétaire doit transmettre les informations qu'il reçoit du syndic.

      Provisions et justificatifs

      Les provisions pour charges mensuelles sont fixées sur la base :

      • des r√©sultats ant√©rieurs arr√™t√©s lors de la pr√©c√©dente r√©gularisation de charges
      • ou, si le logement est situ√© dans un immeuble en copropri√©t√©, du budget pr√©visionnel.

      Régularisation annuelle et justificatifs

      Les charges doivent être régularisées au moins 1 fois par an en comparant :

      • le total des provisions d√©j√† demand√©es par le propri√©taire au locataire
      • avec les d√©penses effectives engag√©es par le propri√©taire pendant l'ann√©e.

        √Ä savoir

      Lorsque le contrat de fourniture d'eau n'est pas individualisé, le propriétaire doit transmettre au locataire, 1 fois par an, la facture d'eau et les informations complémentaires sur a qualité de l'eau que lui a communiqué la commune ou l'EPCI compétent. Si le logement est situé dans une copropriété, le propriétaire doit transmettre les informations qui lui ont été transmises par le syndic.

      Si les provisions sont supérieures aux dépenses réelles, le propriétaire doit reverser le trop-perçu au locataire. Dans le cas contraire, le propriétaire demande un complément.

      Un mois avant la régularisation annuelle, le propriétaire doit communiquer au locataire les informations suivantes :

      • D√©compte des charges locatives par nature de charges (√©lectricit√©, eau chaude, eau froide, ascenseur...)
      • Mode de r√©partition entre les locataires si le logement est situ√© dans un immeuble collectif
      • Note d'information sur le mode de calcul li√©s au chauffage et √† la production d'eau chaude

      Sur demande du locataire, le propriétaire transmet le récapitulatif des charges du logement, par mail ou par courrier.

      Durant les 6 mois suivant l'envoi du décompte, le propriétaire doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble des pièces justificatives.

        √Ä savoir

      En cas de difficultés à payer ses charges, le locataire peut demander au propriétaire des délais de paiement. Si le locataire et le propriétaire ont du mal à se parler, il est possible de faire appel (gratuitement) à un conciliateur de justice pour qu'il les aide à trouver ensemble la meilleure solution.

      Régularisation tardive

      Le propriétaire peut réclamer pendant 3 ans le paiement des charges ou des loyers, y compris après le départ définitif du locataire du logement.

      Par exemple, des charges datant de juillet 2022 peuvent être réclamées par le propriétaire jusqu'en juillet 2025.

        √Ä savoir

      Ce délai s'applique aussi au locataire qui a payé trop de charges et souhaite se faire rembourser le trop versé.

      La régularisation tardive des charges est possible quelles qu'en soient la cause :

      • Oubli
      • Ignorance
      • N√©gligence

      Mais le juge des contentieux de la protection peut refuser un rappel de charges tardif s'il considère qu'il est déloyal, brutal et consécutif d'une faute du propriétaire dans l'exécution du bail (par exemple, lorsque le locataire a demandé la régularisation des charges et que le propriétaire ne lui a pas répondu).

      Lorsque la régularisation des charges n'a pas été faite avant la fin de l'année civile suivant l'année de leur exigibilité, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois.

      Pour cela, il doit envoyer une lettre au propriétaire par courrier recommandé avec accusé de réception. Il peut utiliser le modèle de lettre suivant :

      Modèle de document
      Lettre pour demander un délai pour payer un rappel de charges locatives important

      Acc√©der au mod√®le de document  

      Institut national de la consommation (INC)

En cas de difficultés à payer ses charges, le locataire peut demander au propriétaire des délais de paiement. Si le locataire et le propriétaire ont du mal à se parler, il est possible de faire appel (gratuitement) à un conciliateur de justice pour qu'il les aide à trouver ensemble la meilleure solution.

Le propri√©taire peut r√©clamer pendant 3 ans tout impay√© de charges ou de loyers qui lui est d√Ľ.

Ce délai s'applique aussi au locataire qui a payé trop de charges et souhaite se faire rembourser le trop versé.

Par exemple, une dette de loyer (ou de charges) datant de juillet 2021 peut être réclamée jusqu'en juillet 2024.

  √Ä savoir

si le propriétaire n'a pas révisé le loyer à la date prévue dans le bail, il peut le faire dans l'année qui suit uniquement.

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